Как закончить деловое письмо на английском
Лайфхак: как написать деловое письмо на английском
30.05.2019
Сотрудничество с иностранными коллегами происходит всё чаще. Кем бы вы ни работали и какую бы должность в компании не занимали – рано или поздно можете оказаться в ситуации, где обсудить рабочие процессы нужно будет на английском языке.
Сегодня возможностей для этого у современного профессионала предостаточно: электронная почта, социальные сети, мессенджеры и даже старые добрые факсы и бумажные письма.
Чтобы не прятаться за спинами коллег, свободно владеющих иностранной лексикой, и не пытаться избегать профессионального общения – познакомьтесь с ведением деловой переписки на английском и смело применяйте полученные навыки в построении карьеры и бизнеса.
Правила делового письма на английском
У таких сообщений есть довольно чёткая структура. Если запомнить её основные условия и соблюдать их в каждом последующем сообщении партнёру или коллеге – у вас не возникнет сложностей с их составлением, нужно будет только уделить внимание содержанию и грамотной подаче информации.
- Прежде всего, нужно оформить «шапку»:
- В верхнем левом углу указываем ФИО отправителя, должность и название вашей компании
- Ниже пишем ФИО получателя и/или название компании, в которую отправляется письмо.
- Дату можно указать под этими данными или в правом верхнем углу (если письмо бумажное или позволяет электронный формат).
- Поздоровайтесь с адресатом, уточните, как у него дела (выразите надежду, что всё хорошо).
- Далее раскрываем основную причину нашего обращения:
- Текст помещается по центру листа.
- Красные строки не соблюдаются.
- Сообщение желательно чётко структурировать и разбить на абзацы, чтобы получателю было легче понять суть и не пропустить важные подробности. Здесь хорошо работает правило: «один абзац – одна главная мысль».
- Начало делового письма на английском должно содержать приветствие. Можно начать с фразы “Good day…” и дальше обратиться по имени, а если заранее неизвестно, кто откликнется на ваше письмо, то самой распространённой формулировкой станет “Dear Sir or Madam”.
- Как закончить деловое письмо на английском? Поблагодарите получателя за то, что он уделил время и прочёл ваше сообщение. Также можно написать, что вы будете ждать ответа, затем попрощаться и поставить подпись (снова укажите ваше имя, а под ним – должность в компании).
Ещё лучше со временем «накопить» несколько личных шаблонов, которые можно будет использовать и адаптировать под каждую новую задачу, внося лишь незначительные изменения.
Фразы на английском для деловой переписки
Поприветствовать
- Dear … (если известно полное имя)
- Dear Mr/Ms/Mrs … (если обращаетесь по фамилии)
- Dear Sir or Madam … (когда письмо направляется компании или отделу, и вам ещё неизвестно, кто его прочитает и будет контактировать с вами по данному вопросу)
Начать
- I am writing to say… - Я пишу сказать вам, что…
- I am interested in… - Меня интересует…
- Thank you for letting me know that... – Благодарю вас за то, что сообщили о…
- I really appreciated all your help (with)… - Благодарю вас за помощь (с)…
- It is very kind of you to... – Очень любезно было с вашей стороны, что вы…
- I wish to express my appreciation for all your efforts... – Я высоко ценю ваши старания по поводу…
Завершить
- It is estimated… - Насколько можно судить…
- In addition… – Кроме того… / К тому же…
- In conclusion… - В заключение…
Попрощаться
- Your early reply will be appreciated. — Очень жду вашего скорейшего ответа.
- Yours faithfully/sincerely… — Искренне ваш…
- My best wishes… — С наилучшими пожеланиями…
- With best wishes and kind regards — С уважением и наилучшими пожеланиями…
- Best regards… — С уважением…
Пример делового письма на английском
Похожая переписка может произойти между вами и вашими партнёрами.
Mrs Olivia Polson Office 111, 3d Floor ALS Agency Abbington Street Manchester
Great Britain
31 May 2019
Dear Mr Jones, Thank you for letting me know about the dates of your upcoming vacation. I discussed the deadlines with my colleagues and we decided to postpone our project to the next month then. I also decided to ask my partners from design studio to help us. They can create the main idea and produce everything connected with decorations and printed materials, but this will need some extra budget. This is an important question and I want to talk to you about it personally when you return.
Does it suit you if I schedule our meeting on June, 15 (Tuesday) 11am? Please, be kind to confirm the date and time.
With best regards and wishes, Olivia Polson
Project Manager
А теперь посмотрим, как можно ответить на такое письмо:
Mr Christopher Jones Best Productions Company Ltd. Office 22, Entrance 3D Hamilton Street London
Great Britain
1 June 2019
Dear Mrs Polson, I wish to express my appreciation for all your efforts. This is a good idea to set up this project next month. Also I will be out of the coverage during my vacation. I thought about your proposal. Design studio could really help us to create the unique concept for our project, but I really worry about the extra budget.
Let’s meet and discuss it all in person as soon as I return. June 15 (Tuesday) at 11am works very good to me.
My kind regards to all your colleagues from ALS Agency. It is a great pleasure to work with you.
Yours sincerely, Christopher Jones
Head of Marketing Department
Чаще всего, электронное деловое письмо на английском языке ничем не отличается от традиционного «бумажного» послания – справедливы все те же правила.
Переписка хороша тем, что у вас есть время подумать, сочинить грамотный и структурированный ответ, проверить себя.
Но как быть, если в будущем предстоит общаться с иностранными коллегами вживую? Узнать необходимую профессиональную лексику, «разговориться» и научиться грамотно строить коммуникацию по рабочим вопросам помогут бизнес-курсы английского.
Хотите сказать, что в скором времени почувствуете себя совсем уверенно в деловом общении на английском языке? Тогда не пропустите полезную статью «Рабочий момент: как составить резюме на английском?» И смело вперёд: строить международную карьеру!
www.divelang.ru
Как написать деловое письмо на английском языке: бизнес письмо
Узнай свой уровень английского языка!Деловое письмо – важная часть бизнес-общения и бюрократии. Английский язык в сфере деловой коммуникации очень последователен и упорядочен, и написать или понять английское формальное письмо значительно сложнее, чем обычное. В деловом письме используется особая лексика и грамматические конструкции, а его структура не терпит импровизаций. Давайте разбираться, как написать деловое письмо на английском языке правильно.
Содержание:
Как начать письмо
Обратите внимание, что так называемая «шапка» письма в деловом английском всегда выровнена по левому краю страницы.
Первое, с чего начинается любая деловая переписка на английском, – это информации о компании отправителя. Поместите на отдельных строках название компании и ее адрес. Если вы пишите от лица ИП или независимого подрядчика, вместо названия компании напишите просто имя автора письма.
После этого ставится пустая строка, а за ней – дата написания. В деловом письме дату принято писать полностью: месяц, день и год (именно в такой последовательности). Месяц пишется прописью, а не цифрами. Например: July 30 2016.
Третий обязательный компонент делового письма – информация об адресате. Укажите полное имя получателя, его должность, название компании и адрес. При необходимости добавьте идентификационный номер. Каждый пункт – на отдельной строке.
Только после этого настает очередь приветствия. Приветствие – это показатель уважения к другому участнику переписки. Его выбор зависит от многих факторов: знаете вы адресата или нет; если знаете, то насколько хорошо вы знакомы и какой характер носят ваши отношения – только формальный или еще и дружеский. В деловой переписке на английском языке предусмотрены слова и фразы приветствия для каждой из таких ситуаций:
To Whom It May Concern. Дословно – «тем, кого это касается». Это приветствие используется только в случае, если вы не знаете, кому конкретно пишете.
Dear Sir/Madam. Поздоровайтесь так с тем, кого плохо знаете; это универсальное приветствие.
Бесплатный урок на тему:
Неправильные глаголы английского языка: таблица, правила и примеры
Dear Dr. [фамилия]. Так вы можете обратиться к участнику переписки по его должности и фамилии.
Dear [имя]. Если вы хорошо знакомы с адресатом делового письма, можете обратиться к нему по имени.
Dear [имя + фамилия]. Если вы не уверены, какого пола получатель, обратитесь к нему по имени и фамилии.
После приветствия переходите непосредственно к сути вопроса и помните, что в английском языке после обращения ставится двоеточие, а не запятая.
Как закончить письмо
Заканчивать официальное письмо в английском языке следует несколькими обязательными фразами, которые стоят в строгой последовательности.
Сначала попрощайтесь. Слова, которые вы для этого используете, также служат показателем вашего отношения к адресату. В завершении делового письма используют следующие фразы:
Yours sincerely / Sincerely – Искренне Ваш. Это стандартное прощание, которое подходит для любого случая.
Cordially – Сердечно Ваш.
Respectfully – С уважением.
Regards – С уважением.
All the best / Best wishes – С наилучшими пожеланиями. Это уже более неформальные, но все еще допустимые в официальной переписке варианты.
После прощания ставится запятая, а затем следует подпись. Если вы пишите бумажное письмо, распишитесь и поставьте свои инициалы. Если же это электронное письмо, будет достаточно вашего имени и фамилии.
Далее напишите свою должность (если есть) и контакты (телефон, e-mail, соц.сети). Каждый пункт – на отдельной строке.
Фразы делового английского
I am contacting you for the following reason… – Я связываюсь с Вами по следующей причине…
I would be interested in (obtaining / receiving)… – Я заинтересован в получении/приобретении…
Thank you for contacting us – Благодарим Вас за обращение к нам.
With reference to our telephone conversation yesterday… – Ссылаясь на наш телефонный разговор вчера…
I would like to confirm the order – Я бы хотел подтвердить заказ.
Further to our meeting last week… – В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе…
I would like to confirm the main points we discussed – Я хотел бы подтвердить основные пункты нашего обсуждения.
We would appreciate it if you would… – Мы были бы признательны, если бы Вы…
I would be grateful if you could… – Я был бы признателен, если бы Вы могли…
Could you please send me… – Не могли бы Вы прислать мне…
I would appreciate your immediate attention to this matter – Буду признателен Вам за немедленное внимание к этому вопросу.
We are pleased to announce that… – Мы рады объявить, что…
I am delighted to inform you that… – Я рад сообщить Вам, что…
You will be pleased to learn that… – Вы будете рады узнать, что…
We regret to inform you that… – Мы с сожалением сообщаем Вам, что…
I’m afraid it would not be possible – Я боюсь, что это не представляется возможным.
Unfortunately we are unable to… – К сожалению, мы не можем…
After careful consideration we have decided (not) to… – После тщательного рассмотрения мы решили (не)…
Пример делового письма
Culture, Inc. 73 Washington Street
Austin, Texas 78701
14 February 2017
Mr. John Wick Manager of Sales Department Great Books, Inc. 35 Red River Street
Austin, Texas 78701
Dear Mr. Wick:
It was a pleasure talking to you at the meeting in January. With reference to our last conversation, I sincerely believe that the new book produced by Culture, Inc. can greatly increase your sales. If you don’t mind, I would like to bring the author of our new book and our marketer along with me to meet with you at Great Books, Inc. We would like to give you an overview of the contents of our book and discuss with you the marketing strategy.
Our marketer wants to meet you in person to demonstrate all the advantages of the book. We are available to meet anytime next to or further week. Please feel free to call me or text me if you have any questions or comments.
Respectfully, Michael Johnson
Senior Manager of Culture, Inc.
731-8796
Видео о том, как писать деловые письма на английском языке:
А теперь проверь себя и пройди тест на определение уровня английского языка:
(3 оценок, среднее: 5,00 из 5)guruenglish.ru
Деловое письмо на английском языке - как правильно писать, образец
Английский язык – это открытая дверь не только в мир путешествий, но и в сферу бизнеса. Международное сотрудничество связывает компании из разных стран, а официально принятый язык общения между партнерами, как правило, английский. Этикет бизнес общения предполагает частое использование бумажной корреспонденции, и сегодня мы рассмотрим тему о том, как правильно написать деловое письмо на английском для различных ситуаций.
Готовите ли вы заказ на продукцию, описываете собственное предложение, жалуетесь на плохое качество услуг, просите об отсрочке платежа, пишите письмо о приеме на работу или напоминание о сроках поставки– все необходимые речевые клише и образец составления таких бумаг вы найдете в данной статье.
Разновидности деловой корреспонденции
Хотя виды писем практически не влияют на формат их написания, информация о распространенных жанрах не станет лишней. К числу наиболее популярных типов международной деловой корреспонденции относятся:
- Commercial Offer – предложение о сотрудничестве;
- Letter of confirmation – письмо-подтверждение договоренности на английском, а также бумага, удостоверяющая получение запрошенных документов;
- Refusal letter – вежливый отказ на полученное предложение;
- Enquiry letter – письмо-просьба, запрос на английском о получении подробной информации или заказ выписок и документов;
- Reply Quotation – ответ на запрос;
- Application – заявление соискателя на доступную вакансию, резюме;
- Acceptance – подтверждение о поступлении в ВУЗ, приёме на работу, принятии предложения;
- Apology letters – извинительные письма, призванные искупить нанесенный ущерб или причиненные неудобства;
- Congratulation letters – поздравления на праздники.
Еще можно выделить благодарственные послания, жалобы, просьбы, уведомления, извещения и письмо-напоминание. Отдельного внимания заслуживают спонсорское и гарантийное письмо на английском: эти бумаги являются официальными документами.
Общие принципы составления английских писем для бизнеса
Структура и стиль официального письма подчиняются строгим условиям, которые диктует формальное общение между партнерами. Деловая корреспонденция – это лицо фирмы, поэтому при составлении бумаг нужно учитывать все стандарты и нюансы.
Графическое оформление
Написание любого делового письма на английском языке производится без отступлений и красных строк. Весь текст выстроен строго по левой стороне листа, а каждая новая строка начинается вровень с предыдущими.
Для улучшения восприятия информации, графически текст должен быть поделен на небольшие, желательно равные по размеру блоки. Также для удобочитаемости не рекомендуется изменять стандартную ширину полей: при больших объемах текста лучше добавить лишнюю страницу, чем мельчить.
Основная информация письма размещается по центру. Даже если у вас небольшое послание, например, напоминание, отказ от предложения или заказ на поставку одной партии товара, не нужно размещать строки вверху страницы. Гораздо опрятнее будет выглядеть текст, расположенный по центру листа.
Стилистические тонкости
Деловые письма не терпят сокращений и панибратства, которыми так славится разговорный английский язык. Поэтому при написании текста недопустимо использование you’re вместо you are, we’ll вместо we will, а тем более молодежного сленга и буквенно-цифровых сокращений.
Также стоит отметить такой момент. Если у вас с бизнес партнером налажены неформальные приятельские отношения, то не стоит перегружать письма излишним официозом, это будет смотреться не очень красиво. В то же время, не стоит переходить и на явный сленг: в деловом общении всегда следует придерживаться золотой середины.
Структура послания
Оформление официальных бумаг тоже строго регламентировано. Структура делового письма на английском языке стандартна для любого формата корреспонденции, и, фактически именно она диктует, как писать бизнес письма на английском. Итак, правила таковы.
- Начинается запись с указания реквизитов отправителя, размещаемых в левом верхнем углу.
Первым указывается имя пишущего или название компании, а затем в определенном порядке записывается адрес: номер дома, название улицы, город, индекс, страна. Далее отступается пару строк и в том же формате пишется информация о получателе и дата послания.
Обратите внимание, что в шапке никогда не используются пунктуационные знаки.
- Каждое деловое письмо на английском языке не обходится без приветственной фразы. Ее формат зависит от степени знакомства с собеседником. Для официальной корреспонденции характерно использование «Mr/Mrs/Miss/Ms + Фамилия/должность», если данные собеседника известны, и «Dear Sir or Madam» при массовой рассылке неизвестным адресатам.
- Далее в 2-3 абзацах раскрывается основная тема послания.
Здесь напишите причины, побудившие к составлению письма, и укажите ожидаемые от собеседника действия. Например, если вы составляете письмо, выражающее извинение на английском языке, то после извинительной части расскажите про какие-либо бонусы, сглаживающие недоразумение, и выразите надежду на дальнейшее сотрудничество.
- По этикету официальное письмо оканчивается стандартной заключительной фразой. Чаще всего используются выражения «Yours faithfully» (при переписке с незнакомым лицом) и «Yours sincerely» (собеседники знают друг друга). После вежливой формы ставится подпись отправителя, а также указываются его имя и должность.
Стоит отметить, что послание может содержать вложения и дополнения. Об их наличии информирует сокращение Enc. (от англ. Enclosure), которое можно встретить в концовке письма.
Итак, со структурой деловых писем на английском и их видами мы ознакомились, теперь пора овладеть речевыми штампами, которые помогут быстро составить текст на любую тему.
Деловое письмо на английском – стандартные фразы и обороты
Официальные бумаги отличаются тем, что при их составлении используют множество канцеляризмов. Достаточно выучить пару десятков устойчивых фраз, и можно легко комбинировать готовые бланки и шаблоны бизнес писем различной тематики, даже не имея внушительного опыта и образования переводчиков. Рассмотрим примеры выражений, характерных для письменной деловой беседы на английском.
Приветствие
Как уже отмечалось, деловое письмо, написанное на английском, начинается с формального приветствия.
Помимо уже отмеченных фраз, также используется форма «Dear Mr./Miss/Mrs. + фамилия адресата». При обращении к широкому кругу лиц часто употребляют фразу «Dear Sirs» — Уважаемые господа.
В полуофициальной переписке допустимо обращение только с указанием должности. Например, письмо к редактору газеты может начинаться со слов «Dear Editor, …» (Уважаемый редактор). Соответственно, такую же форму будет содержать и ответ на полученное письмо, например, «Dear Reader, …» (Уважаемый читатель). Этот способ можно использовать в случаях, когда имя адресата достоверно неизвестно.
Вступление
При ответной переписке перед главной информационной составляющей идет небольшое вступление. Оно занимает порядка 2-3 строк и используется для следующих целей:
- подтвердить получение письма;
- поблагодарить за предоставленные сведения;
- извиниться за задержку с ответом;
- напомнить о предыдущих письмах;
- сослаться на источник, послуживший причиной послания.
Составить вступительную часть и перевести ее на английский помогут представленные в таблице выражения.
| Вступление английского делового письма | |
| Фраза | Перевод |
| With reference to your advertisement in… | Относительно вашего объявления/рекламы в… |
| We would like to thank you for enquiring about… | Мы бы хотели выразить свою благодарность за проявленный вами интерес к… |
| Thank you for enquiring… | Спасибо за заинтересованность в… |
| Thank you for your letter/e-mail of (date)… | Благодарим за ваше письмо от (дата)… |
| Further to your last letter… | В ответ на ваше крайнее письмо… |
| Regarding your advertisement in… | Касательно вашей рекламы, размещенной в… |
| We would like to thank you for your letter of… | Хотим поблагодарить за ваше письмо от… |
| Thank you for bringing the matter to our attention. | Спасибо, что обратили наше внимание на данную проблему. |
| We acknowledge receipt of your letter of (date)… | Подтверждаем получение вашего письма от… |
| We hasten to inform you that… | Спешим проинформировать вас о том, что… |
| May we remind you that… | Могли бы мы сообщить вам, что… |
Основная часть
Здесь в 2-3 абзацах выражаются причины, побудившие к посланию, и желаемые действия собеседника. Соответственно, набор речевых клише зависит от тематики беседы.
Например, если вы делаете письмо-приглашение к сотрудничеству на английском языке, то уместно будет вкратце описать предложение и подробно рассказать о преимуществах партнерства. Красиво выразиться помогут следующие фразы:
- we would appreciate it if you would… (мы были бы признательны вам, если);
- our company would be pleased to … (наша фирма сочтет за честь);
- to establish a strong business connection (наладить прочные бизнес связи);
- we very much hope that you will come to a positive decision on… (мы надеемся, что вы примите положительное решение относительно);
- we would be pleased to do business with your company (мы были бы счастливы стать бизнес партнером вашей компании).
Пригласительное письмо должно быть в меру кратким, но убедительным. Постарайтесь уместить в нем описание собственной фирмы, нюансы предложения и доводы о выгодном сотрудничестве.
Официальные запросы информации (заказ товаров, отмена заявок, напоминание о взятых обязательствах, жалоба на качество услуг или недостатки устройства и т.п.) еще более лаконичны. Здесь сразу указываются главные причины, а затем кратко выражается надежда на успешный и скорый ответ.
| Фраза | Перевод |
| We would like you to send us… | Не могли бы вы выслать нам… |
| We ask you for some additional information… | Мы просим предоставить дополнительную информацию… |
| We have studied your catalogue and have chosen… | Мы изучили каталог вашей компании и выбрали… |
| We are interested in… | Мы интересуемся… |
| We enclosed our order №…for… | Прилагаем наш заказ №… на… |
| We would like to point out that… | Мы хотели бы обратить внимание на… |
| In view of the urgency we ask you to… | В связи с ограниченными временными сроками мы просим вас… |
| Please take notice that… | Просим взять во внимание, что… |
| We regret to inform you that… | С сожалением сообщаем вам, что… |
| Please advise us when the goods are ready for shipment… | Просим сообщить срок, когда товары будут готовы к поставке… |
Составление официальных документов, например, спонсорского письма на английском потребует таких фраз, как:
- This letter is to verify that I (We)… – Это письмо подтверждает, что я (мы);
- I hereby undertake that I will be responsible… – Настоящим обязуюсь нести полную личную ответственность за;
- According to – в соответствии с;
- In case – в случае;
- I have no difficulty in… – Я не испытываю никаких трудностей с;
- I take over the liability regarding… — Я беру на себя все обязательства в отношении.
Эти же выражения, помимо официального оформления обязательств спонсора, помогут составить и гарантийное деловое письмо на английском.
Но деловые письма это далеко не только рассылка предложений, заказ продукции, отказ от сотрудничества, договор или напоминание об обязательствах. Хорошим тоном считается поздравить партнера на праздник или пригласить на вечеринку. Представленные ниже фразы помогут составить деловые поздравительные послания на день рождения и любое другое торжество, а также пригласить партнера на собственный юбилей или дату празднования дня основания бизнеса.
| Фраза | Перевод |
| Best wishes for the holidays! | Наилучших праздничных пожеланий! |
| With warm and friendly wishes for… | С теплыми и дружескими пожеланиями в день… |
| holiday season | праздничные выходные |
| Have a festive holiday season! | Веселых праздников! |
| We congratulate you with… | Поздравляем вас с… |
| Please, accept our hearty congratulations on… | Пожалуйста, примите наши сердечные поздравления с оказии… |
| May all your dreams come true! | Пусть все мечты превращаются в реальность! |
| We would be very pleased if you could visit our… | Мы были бы рады, если вы смогли посетить наш… |
| Please, come to… | Просим посетить (название мероприятия)… |
| We have pleasure in accepting… | Мы с удовольствием принимаем приглашение… |
Только следует учесть, что поздравления – это лишь правило хорошего тона, а не повод для продвижения своих бизнес интересов. Поэтому крайне не рекомендуется в письмах-поздравлениях упоминать рабочие моменты.
Заключение
Почти все деловые бумаги, за исключением гарантийного и спонсорского письма, завершаются благодарностью за оказанное внимание и надеждой на дальнейшее сотрудничество. Этот абзац состоит всего из 1-2 предложений, которые можно составить с помощью представленных в таблице речевых стандартов.
| Фраза | Перевод |
| We look forward to welcoming you as our customer. | Мы надеемся, что вы войдете в число наших клиентов. |
| Thank you for responding to our offer. | Спасибо за проявленный интерес к нашему предложению. |
| We look forward to hearing from you soon. | С нетерпением ждем вашего ответа. |
| Thank you for your attention. | Спасибо за ваше внимание. |
| We value your custom highly. | Мы очень ценим сотрудничество с вами. |
И после завершающего абзаца не забывайте добавить вежливую форму прощания. Помимо стандартных Yours faithfully и Yours sincerely, часто используют следующие выражения:
- Kind regards – С уважением;
- Respectfully yours – Уважающий Вас;
- With best wishes – С наилучшими пожеланиями;
- With thanks for your cooperation – С благодарностью за сотрудничество;
- With sincere appreciation – С искренней признательностью.
На этом письмо практически окончено, остается только добавить свою фамилию, имя и должность, а также обозначить приложенные документы (если они есть).
Образец английского бизнес-письма
Теорию всегда надо изучать совместно с практикой, поэтому для закрепления материала приведем пример делового письма на английском языке с переводом текста на русский.
| Peter Williams Sales Manager MKAN ltd 18 Park St Birmingham B48 7JN United Kingdom Smith &Brothers Company 23 Red St London WZ2 EA4 United Kingdom 12 July, 2018 Dear Sirs, We would like to thank you for your letter dated the 9th of July. We are very gratified to learn from your letter that you are interested in our new model of Microprocessors. In answer to your specific questions: 1. This model costs $250. 2. We offer a discount of 15 % on orders of 10 units or more. 3. We will be able to deliver your order within 2 weeks of receiving it. 4. It is possible to make purchases online at our site: http://mkan.com As requested, we enclose our catalogue and Price List, where you can find full information about the various models of our Microprocessors. We are certain that а trial order will give you full satisfaction and we shall be very glad to hear from you. Thank you for responding to our offer. If you would like further information, do not hesitate to contact me on: 738-3493-2942. Yours faithfully, Peter Williams Sales Manager MKAN ltd Enc. 1 Price List, 1 Catalogue. |
От кого:
Питер Уильямс
Менеджер по продажам
18 Парковая ул.
Бирмингем, индекс B48 7JN
Соъединенное королевство
Кому:
Компания «Смит и Братья»
23 Красная ул.
Лондон WZ2 EA4
Соъединенное королевство
12 июля 2018
Уважаемые господа!
В первую очередь мы бы хотели выразить благодарность за ваше послание, датированное 9 июля. Мы были очень рады узнать из вашего письма, что вас интересует новая модель наших микропроцессоров.
По существу поставленных вами вопросов можем ответить следующее:
- Стоимость данной модели составляет 250 $.
- Мы можем предложить скидку в 15% за заказ партии товара, насчитывающей от 10 и более единиц.
- Доставка товара осуществляется в течение 2 недель с момента оформления заказа.
- Покупки можно совершать и оплачивать с помощью официального сайта компании: http://mkan.com
Согласно высказанной вами просьбе, мы прилагаем к данному письму наш каталог и прайс-лист, где вы сможете найти полную информацию о различных моделях микропроцессоров, разработанных нашей фирмой. Мы уверенны, что пробный заказ удовлетворит вашим требованиям, и нам будет приятно вновь получить от вас известие.
Спасибо за проявленный интерес к нашему предложению. Если вам потребуется дополнительная информация, не стесняйтесь обращаться ко мне за разъяснениями по номеру: 738-3493-2942.
С искренним уважением,
Питер Уильямс
Менеджер по продажам
Производственно-торговое объединение MKAN
Прил. 1 Прайс-лист, 1 Каталог.
Теперь вам известно, как составляются и выглядят официальные деловые письма на английском языке. Успешной практики в сочинении писем и до новых встреч!
speakenglishwell.ru
Деловое письмо на английском: правила написания в бумажном и электронном виде
Знание правил официальной переписки на английском пригодится для заявок на поступление в зарубежную школу или университет, поездку на летнюю или зимнюю школу за границу, сдачи ЕГЭ, переписки с зарубежными партнёрами. В статье мы расскажем, как написать деловое письмо или e‑mail на английском языке.
Структура бумажного письма
Есть девять обязательных элементов, без которых не обойтись при написании официального письма на английском языке:
Образец структуры делового письма
Адрес отправителя: первое, что указывается в письме – это ваш адрес. Его пишут в правом верхнем углу листа.
Дата: под адресом вы указываете дату составления письма. Не забудьте пропустить строку между адресом и датой.
Адрес получателя: после даты пишется адрес получателя. Он располагается в левой половине письма ниже адреса отправителя и даты написания письма.
Приветствие: Расположено под адресом получателя. Над и под приветствием сделайте отступ размером в строку.
Тема письма: как и e‑mail, официальное письмо должно иметь тему или причину, по которой вы обращайтесь к получателю.
Основная часть: здесь находится основной текст письма. Запомните правило: одна мысль – один абзац. В конце основной части обозначьте, какие действия вы ожидаете от адресата после того, как он получит письмо.
Заключение: перед заключением не забудьте сделать отступ. Подробнее о том, как правильно закончить письмо, читайте далее.
Подпись: подпись ставится после заключительной фразы вашего письма вручную.
Ваше имя печатными буквами: под подписью укажите имя и фамилию.
Как написать приветствие
Начните официальное письмо с обращения «Dear». Запрещены слова вроде «hi» или другие неформальные приветствия. Если вы хотите сделать письмо более строгим, не обращайтесь к адресату по имени, ограничьтесь фамилией. В некоторых ситуациях обращение по имени допустимо: если вы знаете человека лично или он настоял на обращении по имени. В остальных случаях, придерживайтесь следующих правил:
- Sir и Madam – начните письмо с обращения «Dear Sir or Madam» в случае, если не знаете имя получателя: когда вы пишете в администрацию университета и не знаете, кто прочтёт письмо.
- Mr, Mrs, Dr и др. – когда знаете имя получателя, обращайтесь к нему по фамилии с использованием титула или звания, если таковые имеются. Если адресат мужчина используйте сокращение Mr.+фамилия: «Mr. Smith», если женщина – сокращение Ms.+фамилия – «Ms.Smith». Исключение составляют случаи, когда вы знаете, что получатель имеет титул или звание, например «Dr.Smith» или «Captain Smith».
Как написать заключение
Есть несколько способов закончить письмо:
- Yours faithfully – используется, если вы начали письмо словами «Dear Sir or Madam».
- Yours sincerely – пишется, если в начале письма вы обратились к адресату по имени.
- Yours truly – используется, если вы знакомы с получателем, но не встречались в реальной жизни. Обращение используется в основном в Америке.
Не забывайте, что в конце заключительной фразы должна стоять запятая.
Правила написания электронных писем
Электронные письма считаются менее формальными, чем бумажные, но это не значит, что в них можно использовать фамильярные выражения или сленг. Вы должны быть вежливыми, даже если в форме письма допускаются некоторые вольности.
Обязательные пункты в электронном письме:
Ваш e‑mail адрес
Заведите отдельный ящик для профессиональных целей, таких как написание писем в приёмную комиссию университета или потенциальным работодателям.
Адрес со смешным названием не произведет впечатление на адресата, он может не воспринять ваше письмо всерьез. Воспользуйтесь следующим шаблоном для e‑mail адреса: имя.фамилия[email protected]
Тема
В этой строке нужно кратко изложить суть электронного письма. Не делайте описание слишком подробным – укажите главное. Данная строка играет важную роль – именно она может привлечь внимание получателя и выделит ваше письмо среди других.
Избегайте в теме письма слов «Urgent!» или «Attention!», если ваша ситуация не требует незамедлительного ответа. Если вы пишете, что письмо срочное, а это на самом деле не так, это разозлит получателя.
Приветствие
Если вы хотите придерживаться официального стиля в электронном письме, то придерживайтесь рекомендаций для официального бумажного письма.
Если вы уже вели переписку – обратите внимание, как человек подписывал письма: письмо было подписано именем и фамилией – придерживайтесь такого же формата при обращении. Запомните, что обращаться к адресату нужно также, как он обращается к вам: если его письмо начинается с «Dear», ваш ответ также должен начинаться с этого слова. Если письмо начинается с «Hi», вы вправе ответить также.
Другим вариантом приветствия, который можно отнести как к формальному, так и неформальному, является «Good day» и «Good evening». Оно чуть более дружественное и личное, нежели «Dear».
В случае менее официального общения, допускается поприветствовать адресата словами «Hello» или «Hi».
Подпись
Электронные письма носят более неформальный характер, чем бумажные, поэтому подпись «Yours sincerely» будет смотреться странно. Если вы начали электронное письмо в более официальном стиле, то имеет смысл придерживаться его до конца.
Если вы использовали неформальное приветствие, выберите один из вариантов:
– Best wishes,
– Kind regards,
– Best regards,
– All the best,
– Thanks,
– Many thanks,
Последние два больше подходят для случаев, когда вы обращаетесь к получателю с просьбой или намерением узнать ответ на вопрос. Не забудьте, что в конце каждой из этих фраз должна стоять запятая.
Если у вас настроен шаблон, который ставится в конце электронных писем автоматически, убедитесь, что его содержание является приемлемым для вашего адресата. Забавные подписи и картинки недопустимы для использования в официальном письме.
Правила хорошего тона
Ещё 4 совета по написанию официального письма:
- Не используйте разговорную лексику и сленг.
- Пишите по делу: если хотите, чтобы ваше письмо дочитали до конца, излагайте мысли короче и яснее.
- Перечитывайте письмо перед тем, как отправить: там не должно быть ошибок – они могут подорвать ваш профессиональный имидж!
- При написании электронных писем, старайтесь без необходимости не прикреплять документы, а также не использовать смайлики и эмоджи 🤓.
Мы надеемся, что данные советы помогут показать себя профессионалом в деловой переписке.
Хотите знать больше? Записывайтесь на курсы и индивидуальные занятия по английскому языку!
blog.teachmeplease.ru
